Жилищные кооперативы, в процессе реализации своих задач по управлению общим имуществом пайщиков-членов ЖСК и предоставлению им коммунальных ресурсов используют отчётную, бухгалтерскую и прочую документацию. Все документы, используемые в работе жилкооператива, имеют свои функции, а также правила заполнения и хранения.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 551-82-94. Это быстро и бесплатно!
Скрыть содержание
- Протокол
- Доверенность
- Квитанция
- Штатное расписание
- Отчеты
- Другие бумаги
- Сроки хранения документов ЖСК
Протокол
Протокол представляет собой список вопросов повестки дня, с указанием количества проголосовавших и вынесенного решения по каждому пункту.
СПРАВКА! Протоколы жилкооператива являются официальными документами, содержащими решения, обязательные для исполнения (п. 4 ст. 117 ЖК РФ), по аналогии с приказами руководящих органов.Оформление протокольных документов осуществляется:
- На общих собраниях.
- На конференциях ЖСК.
- На заседаниях правления.
Вне зависимости от числа голосов, протоколы заседаний правления не могут противоречить решениям протокола общего собрания (или конференции).
Протокол оформляется на листе формата А4 и начинается с номера жилкооператива и его наименования (при наличии), с указанием адреса места нахождения правления и проведения собрания.
В основном тексте должны быть отображены следующие сведения:
- Номер документа.
- Дата составления и дата подсчёта голосов.
- Форма собрания или заседания (очная/заочная).
- Количество присутствующих пайщиков.
- Процент паев, принадлежащих присутствующим, от общей суммы паев.
- Наличие кворума.
- Список вопросов повестки.
- Количество голосов, отданных за каждый вопрос.
- Место хранения протокола.
Текст должен быть заверен подписями председателя собрания и секретаря. По инициативе членов жилкооператива, в протокол могут быть занесены их особые мнения по отдельным вопросам повестки.Доверенность
Доверенности в жилкооперативах предоставляют право одному из пайщиков действовать от имени другого и представлять его интересы на собраниях, заседаниях и конференциях.
Оформление доверенности необходимо для следующих целей:
- Учёт голоса отсутствующего на сборе пайщика.
- Учёт интересов группы пайщиков.
- Сохранение членства в правлении или кооперативе.
В уставных документах многих жилкооперативов указан обязательный порядок присутствия на собрания членов-пайщиков под угрозой исключения из их числа при систематической неявке. Эти правила особенно строги для членов правления.
Существуют два способа оформить доверенность:
- В нотариальной конторе.
- В правлении жилкооператива.
ВАЖНО! Доверенность, подписанная у нотариуса, имеет полноценную юридическую силу, но за её оформление необходимо уплатить сбор в кассу нотариальной конторы.Именно поэтому для преставления интересов в ЖСК пайщики могут заверить право представлять интересы других жильцов в правлении бесплатно.
Обращение происходит с предъявлением паевых членских книжек кооператива или паспортов. Доверенность заполняется по внутренней форме и заверяется печатью кооператива и подписью участника правления, осуществившего выдачу.
Квитанция
Квитанция является платёжным документом, используемым в бухгалтерии жилкооператива для обозначения структуры и суммы внутренних и внешних платежей их контрагентам. Квитанции в кооперативе могут представляться к оплате:
- Жильцам-пайщикам кооператива.
- Прочим жителям дома, не вступившим в кооператив.
- Сторонним организациям.
Оформление квитанций происходит в соответствии с правилами, утверждёнными приказом Минстроя № 924. Согласно данным правилам, платёжные документы должны обязательно содержать следующие сведения:
- ФИО плательщика и его адрес.
- Площадь занимаемого помещения.
- Количество лиц, постоянно проживающих в помещении.
- Расчётный период.
- Реквизиты получателя.
- Дата внесения платежа.
- Структура суммы, подлежащей оплате.
- Информация о задолженности.
СПРАВКА! В большинстве жилищных организаций для обозначения субъекта платежа используются лицевые счета, которые присваиваются каждому плательщику в бухгалтерии и подлежат обозначению на квитанции.В качестве получателя средств указывается номер жилкооператива и его наименование, также нужно указать посредника (расчётно-кассовый центр), осуществляющего сбор и перевод средств. Банковские реквизиты получателя платежа (БИК, КПП, расчётный счёт и т.д.) должны быть указаны в квитанциях полностью, чтобы жители могли произвести оплату в любом банке.
Штатное расписание
Штатное расписание – это внутренний документ жилкооператива, нормирующий структуру и кадровый состав постоянных работников.
Расписание составляется работником кадровой службы или председателем правления, после чего представляется общему собранию для обсуждения и окончательного утверждения.
В штатном расписании должна быть следующая информация:
- Количество должностей в штате.
- Количество сотрудников, занимающих должностную единицу.
- График работы сотрудников и перечень должностных обязанностей.
- Сумма заработной платы всех единиц штата.
- Оклад каждой должности и индивидуальные надбавки.
- Структура оклада.
Структура оклада включает его постоянные составляющие и вычет из них (основная часть, подоходный налог, премия), а также плавающие суммы (выплаты компенсаций, поощрений и индивидуальные надбавки).
ВАЖНО! Если в жилкооперативе создано несколько подразделений-филиалов, то штатное расписание составляется отдельно для каждого подразделения с указанием его номера на титульном листе.Отчеты
Отчёты в жилищных кооперативах представляют собой информационные сводки о финансовом состоянии ЖСК за определённый период времени, включая отражение разницы между планируемыми финансовыми операциями за отчётный период и фактически осуществлёнными.
Деятельность жилкооператива и его правления подотчётна следующим структурам:
- Органы жилконтроля.
- Органы налоговой службы и прокуратуры.
- Члены ревизионной комиссии.
- Комиссии, созданные пайщиками.
Чтобы правильно сформировать отчёты в надзорные органы, правление может заказать предварительный аудит в специальной фирме. Аудиторские фирмы могут осуществлять отчётную деятельность только при наличии соответствующей лицензии.
Местное отделение жилконтроля в рамках проводимой проверки вправе требовать от правления предоставления всех отчётных документов за нужный период, а также самостоятельно формировать данные документы (п. 2 ст. 123.2 ЖК РФ).
В отчётных документах необходимо указывать:
- Дату проведения отчётных мероприятий.
- ФИО лиц, осуществивших аудит, с указанием должностей.
- Цели отчёта.
- Место предоставления результатов.
- Методы, используемые для анализа финансовой деятельности ЖСК.
- Документация жилкооператива, используемая в отчёте.
- Результаты проверки.
Результаты предоставляются в надзорные органы, общему ежегодному собранию членов-пайщиков кооператива или для внутреннего изучения бухгалтерским работникам.Другие бумаги
В жилищных кооперативах, помимо вышеописанных документов, используются:
- Устав и внутренние нормативные акты.
- Договоры с подрядными организациями.
- Банковская документация расчётных счетов.
- Заявки на ремонт от жильцов.
- Внутренние и банковские поручения.
- Справки.
- Смета доходов и расходов.
Внутренние нормативные акты имеют форму приказов и распоряжений правления.
Важно помнить, что все поступившие от жильцов-пайщиков обращения к органам правления в форме жалоб и требований, также относятся к документации и подлежат хранению.Сроки хранения документов ЖСК
Каковы сроки хранения документов ЖСК? В жилкооперативах все документы делятся по срокам их хранения на два типа:
- Документы длительного хранения.
- Документы временного хранения.
Длительному хранению подлежат следующие бумаги:
- Уставная документация.
- Свидетельство о регистрации жилкооператива как юридического лица.
- Приказ исполнительной власти о выделении надела земли на нужды ЖСК.
- Протоколы общих собраний.
- Справка об оплате построенного дома.
Все остальные документы, в том числе квитанции, заключенные договора, тексты обращений, журналы и т.д. не имеют регламентированного срока хранения, но в большинстве организаций подлежат обязательному сохранению в течение трёх календарных лет, следующих за годом образования или закрытия документа.
СПРАВКА! Трёхлетний срок установлен в связи с исковой давностью по большинству гражданских дел для обеспечения доказательной базы жилкооператива как в качестве истца, так и в качестве ответчика.Итак, документация в жилищных кооперативах содержит информацию обо всех заключенных договорах и финансовых операциях, осуществляемых в рамках уставной деятельности организации. При формировании и ведении документации следует соблюдать предписанные правила и сроки, чтобы избежать штрафов при ежегодных аудитах надзорных органов.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
+7 (800) 551-82-94 (Москва)
+7 (800) 551-82-94 (Санкт-Петербург)
Это быстро и бесплатно!