Каков срок хранения документов ЖСК? Образец штатного расписания, протокола, отчета, квитанции и...

Каков срок хранения документов ЖСК? Образец штатного расписания, протокола, отчета, квитанции и других бумаг

Жилищные кооперативы, в процессе реализации своих задач по управлению общим имуществом пайщиков-членов ЖСК и предоставлению им коммунальных ресурсов используют отчётную, бухгалтерскую и прочую документацию. Все документы, используемые в работе жилкооператива, имеют свои функции, а также правила заполнения и хранения.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-45-84. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

Протокол

Протокол представляет собой список вопросов повестки дня, с указанием количества проголосовавших и вынесенного решения по каждому пункту.

СПРАВКА! Протоколы жилкооператива являются официальными документами, содержащими решения, обязательные для исполнения (п. 4 ст. 117 ЖК РФ), по аналогии с приказами руководящих органов.

Оформление протокольных документов осуществляется:

  1. ПротоколНа общих собраниях.
  2. На конференциях ЖСК.
  3. На заседаниях правления.

Вне зависимости от числа голосов, протоколы заседаний правления не могут противоречить решениям протокола общего собрания (или конференции).

Протокол оформляется на листе формата А4 и начинается с номера жилкооператива и его наименования (при наличии), с указанием адреса места нахождения правления и проведения собрания.

В основном тексте должны быть отображены следующие сведения:

  • Номер документа.
  • Дата составления и дата подсчёта голосов.
  • Форма собрания или заседания (очная/заочная).
  • Количество присутствующих пайщиков.
  • Процент паев, принадлежащих присутствующим, от общей суммы паев.
  • Наличие кворума.
  • Список вопросов повестки.
  • Количество голосов, отданных за каждый вопрос.
  • Место хранения протокола.
Текст должен быть заверен подписями председателя собрания и секретаря. По инициативе членов жилкооператива, в протокол могут быть занесены их особые мнения по отдельным вопросам повестки.

Доверенность

Доверенности в жилкооперативах предоставляют право одному из пайщиков действовать от имени другого и представлять его интересы на собраниях, заседаниях и конференциях.

ДоверенностьОформление доверенности необходимо для следующих целей:

  1. Учёт голоса отсутствующего на сборе пайщика.
  2. Учёт интересов группы пайщиков.
  3. Сохранение членства в правлении или кооперативе.

В уставных документах многих жилкооперативов указан обязательный порядок присутствия на собрания членов-пайщиков под угрозой исключения из их числа при систематической неявке. Эти правила особенно строги для членов правления.

Существуют два способа оформить доверенность:

  • В нотариальной конторе.
  • В правлении жилкооператива.
ВАЖНО! Доверенность, подписанная у нотариуса, имеет полноценную юридическую силу, но за её оформление необходимо уплатить сбор в кассу нотариальной конторы.

Именно поэтому для преставления интересов в ЖСК пайщики могут заверить право представлять интересы других жильцов в правлении бесплатно.

Обращение происходит с предъявлением паевых членских книжек кооператива или паспортов. Доверенность заполняется по внутренней форме и заверяется печатью кооператива и подписью участника правления, осуществившего выдачу.

Квитанция

КвитанцияКвитанция является платёжным документом, используемым в бухгалтерии жилкооператива для обозначения структуры и суммы внутренних и внешних платежей их контрагентам. Квитанции в кооперативе могут представляться к оплате:

  • Жильцам-пайщикам кооператива.
  • Прочим жителям дома, не вступившим в кооператив.
  • Сторонним организациям.

Оформление квитанций происходит в соответствии с правилами, утверждёнными приказом Минстроя № 924. Согласно данным правилам, платёжные документы должны обязательно содержать следующие сведения:

  1. ФИО плательщика и его адрес.
  2. Площадь занимаемого помещения.
  3. Количество лиц, постоянно проживающих в помещении.
  4. Расчётный период.
  5. Реквизиты получателя.
  6. Дата внесения платежа.
  7. Структура суммы, подлежащей оплате.
  8. Информация о задолженности.
СПРАВКА! В большинстве жилищных организаций для обозначения субъекта платежа используются лицевые счета, которые присваиваются каждому плательщику в бухгалтерии и подлежат обозначению на квитанции.

В качестве получателя средств указывается номер жилкооператива и его наименование, также нужно указать посредника (расчётно-кассовый центр), осуществляющего сбор и перевод средств. Банковские реквизиты получателя платежа (БИК, КПП, расчётный счёт и т.д.) должны быть указаны в квитанциях полностью, чтобы жители могли произвести оплату в любом банке.

Штатное расписание

Штатное расписание – это внутренний документ жилкооператива, нормирующий структуру и кадровый состав постоянных работников.

Штатное расписаниеРасписание составляется работником кадровой службы или председателем правления, после чего представляется общему собранию для обсуждения и окончательного утверждения.

В штатном расписании должна быть следующая информация:

  • Количество должностей в штате.
  • Количество сотрудников, занимающих должностную единицу.
  • График работы сотрудников и перечень должностных обязанностей.
  • Сумма заработной платы всех единиц штата.
  • Оклад каждой должности и индивидуальные надбавки.
  • Структура оклада.

Структура оклада включает его постоянные составляющие и вычет из них (основная часть, подоходный налог, премия), а также плавающие суммы (выплаты компенсаций, поощрений и индивидуальные надбавки).

ВАЖНО! Если в жилкооперативе создано несколько подразделений-филиалов, то штатное расписание составляется отдельно для каждого подразделения с указанием его номера на титульном листе.

Отчеты

Отчёты в жилищных кооперативах представляют собой информационные сводки о финансовом состоянии ЖСК за определённый период времени, включая отражение разницы между планируемыми финансовыми операциями за отчётный период и фактически осуществлёнными.

ОтчетыДеятельность жилкооператива и его правления подотчётна следующим структурам:

  • Органы жилконтроля.
  • Органы налоговой службы и прокуратуры.
  • Члены ревизионной комиссии.
  • Комиссии, созданные пайщиками.

Чтобы правильно сформировать отчёты в надзорные органы, правление может заказать предварительный аудит в специальной фирме. Аудиторские фирмы могут осуществлять отчётную деятельность только при наличии соответствующей лицензии.

Местное отделение жилконтроля в рамках проводимой проверки вправе требовать от правления предоставления всех отчётных документов за нужный период, а также самостоятельно формировать данные документы (п. 2 ст. 123.2 ЖК РФ).

В отчётных документах необходимо указывать:

  1. Дату проведения отчётных мероприятий.
  2. ФИО лиц, осуществивших аудит, с указанием должностей.
  3. Цели отчёта.
  4. Место предоставления результатов.
  5. Методы, используемые для анализа финансовой деятельности ЖСК.
  6. Документация жилкооператива, используемая в отчёте.
  7. Результаты проверки.
Результаты предоставляются в надзорные органы, общему ежегодному собранию членов-пайщиков кооператива или для внутреннего изучения бухгалтерским работникам.

Другие бумаги

В жилищных кооперативах, помимо вышеописанных документов, используются:

  • Другие бумагиУстав и внутренние нормативные акты.
  • Договоры с подрядными организациями.
  • Банковская документация расчётных счетов.
  • Заявки на ремонт от жильцов.
  • Внутренние и банковские поручения.
  • Справки.
  • Смета доходов и расходов.

Внутренние нормативные акты имеют форму приказов и распоряжений правления.

Важно помнить, что все поступившие от жильцов-пайщиков обращения к органам правления в форме жалоб и требований, также относятся к документации и подлежат хранению.

Сроки хранения документов ЖСК

Каковы сроки хранения документов ЖСК? В жилкооперативах все документы делятся по срокам их хранения на два типа:

  1. Документы длительного хранения.
  2. Документы временного хранения.

Сроки хранения документов ЖСКДлительному хранению подлежат следующие бумаги:

  • Уставная документация.
  • Свидетельство о регистрации жилкооператива как юридического лица.
  • Приказ исполнительной власти о выделении надела земли на нужды ЖСК.
  • Протоколы общих собраний.
  • Справка об оплате построенного дома.

Все остальные документы, в том числе квитанции, заключенные договора, тексты обращений, журналы и т.д. не имеют регламентированного срока хранения, но в большинстве организаций подлежат обязательному сохранению в течение трёх календарных лет, следующих за годом образования или закрытия документа.

СПРАВКА! Трёхлетний срок установлен в связи с исковой давностью по большинству гражданских дел для обеспечения доказательной базы жилкооператива как в качестве истца, так и в качестве ответчика.

Итак, документация в жилищных кооперативах содержит информацию обо всех заключенных договорах и финансовых операциях, осуществляемых в рамках уставной деятельности организации. При формировании и ведении документации следует соблюдать предписанные правила и сроки, чтобы избежать штрафов при ежегодных аудитах надзорных органов.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-45-84 (Москва)
+7 (812) 309-50-48 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?

Хотите предложить для публикации фотографии по теме?

Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!

Нет комментариев

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий